On a ramé sur la SaôneCheck list d’une aventure sport nature à deux pas de la ville

Les objectifs

Le point de départ, ce sont toujours les objectifs. Sans objectif clair et ligne de conduite précise, il est difficile de sortir un projet de l'ordinaire. Notre client avait trois besoins précis : Sortir les collaborateurs de leur zone de confort, réaliser une charte collective, et répondre au rendez-vous annuel.

Pour réaliser au mieux les ambitions de notre client, nous détaillons ces différents points : 

• Analyse du besoin : Briefing initial pour collecter l'ensemble des informations stratégiques.

• Définition de l'expérience : Comprendre les fondements de l'aventure à créer.

• Cadrage des objectifs : Accompagner la réflexion pour proposer des actions et thématiques concrètes.

Le lieu - Original & Majestueux

Chez Backpack , certaines aventures naissent d'un simple briefing. Pour ce client, le lieu était déjà un coup de cœur : une île majestueuse au milieu de la Saône. Malgré les complexités organisationnelles d'un tel cadre, le défi était d'y créer l'expérience .

Nous avons transformé le coup de cœur en réalité opérationnelle grâce à notre méthodologie éprouvée :

• Validation terrain : Reconnaissance des lieux, implantation des espaces disponibles et évaluation des activités réalisables.

• Critères techniques : Définition des ressources (matériel, infrastructures) et des exigences techniques spécifiques.

• Partenariat stratégique : Établissement de la collaboration et répartition claire des responsabilités avec le partenaire du lieu.

• Gestion budgétaire : Optimisation du budget pour répondre aux obligations et besoins client.

• Accessibilité : Déploiement de la signalisation et validation de l'accessibilité pour tous les collaborateurs.

Les activités - Sportives et Cohésion

L'aventure se déroulant sur une île, il était impensable de ne pas s'approprier l'élément aquatique . L'aviron s'est imposé comme l'activité parfaite pour allier sport et cohésion . Quoi de plus parlant que de faire ramer les collaborateurs en symphonie, où la vitesse dépend uniquement de la coordination du groupe ? C'est un sport peu commun en région lyonnaise, idéal pour faire sortir les équipes de leur zone de confort , tout en étant en sécurité.

La journée a été rythmée par l'aviron, un atelier de travail, des interventions de coaching et des jeux de cohésion.

Chaque segment répondait à notre checklist de préparation :

• Sélection : Proposition d’activités alignées avec le briefing client et validant tous les critères logistiques.

• Équilibre budgétaire : Ajustement des coûts selon les obligations et besoins client.

• Orchestration : Harmonisation du déroulé, anticipation des transferts, briefings et répartition par équipe.

• Inclusion : Résolution en amont des problématiques pour garantir la participation de tous les collaborateurs.

La restauration - Correspondante & Locale

Vous ne nous contredirez pas : la restauration est un pilier essentiel dans la réussite d’un séminaire. Il est parfois difficile de lier les besoins client avec la réalité du terrain. Notre mission était de proposer un repas du midi léger pour ne pas alourdir l'équipe durant les activités de l’après-midi, sans pour autant sacrifier la qualité.

Notre démarche pour garantir la justesse de l'intendance :

• Choix des menus : Définition concrète des menus, validation client et sourcing des traiteurs locaux.

• Ajustement budgétaire : Vérification de la conformité du budget avec les choix de restauration.

• Logistique traiteur : Validation des aspects techniques de réalisation de la prestation sur le lieu.

• Gestion des spécificités : Collecte et prise en compte de toutes les informations sur les régimes alimentaires spécifiques.

La communication - Claire & Individualisée

Sans invitation, lien de participation ou carte d’accès, il n’y aurait rien. La communication est la toile de fond invisible . L’individualisation nous permet également de créer des équipes hétérogènes (mixer les services) et de donner à chacun sa place dans l’aventure.

Notre checklist de communication et de gestion des flux :

• Collecte des données : Récupérer la liste des participants et les informations cruciales à l’organisation.

• Déploiement des invitations : Réalisation des emails informatifs, formulaires d’inscriptions et rappels.

• Service personnalisé : Gestion réactive des demandes individuelles de chaque participant.

• Supports d'immersion : Création de supports individualisés (badges, carnets, équipes, planning…).